Управление HR — от основ до ключевых процессов

Разберем по порядку, из чего состоит работа по управлению персоналом, чем занимается HR-менеджер, какие процессы входят в эту функцию и какие цифры показывают, работает ли она вообще.

HR — это сокращение от human resources, то есть человеческие ресурсы. Управление человеческими ресурсами — все, что компания делает с людьми с момента, когда появилась потребность в новом сотруднике, и до его увольнения: ищет, нанимает, вводит в работу, обучает, оценивает, платит, продвигает.

В управленческом смысле люди в компании требуют таких же осознанных решений, как деньги или оборудование. Без выстроенной системы такие решения принимаются стихийно и неэффективно.

Кто такой HR-менеджер

HR-менеджер — это специалист, который отвечает за работу с сотрудниками компании. Набор задач зависит от размера организации. В небольшой фирме один специалист закрывает все — размещает вакансии, проводит собеседования, оформляет приемы и увольнения сотрудников, считает отпускные. В крупной организации служба по управлению персоналом делится на направления: рекрутмент, обучение и развитие, компенсации и льготы, кадровое администрирование, организация внутренних коммуникаций, аналитика.

В работе по управлению персоналом HR-менеджер решает четыре типа задач:

Почему это не только найм и документы

Есть распространенное заблуждение, что специалист по управлению персоналом нужен только для того, чтобы закрывать вакансии и вести трудовые книжки. Это базовый уровень HR-функции, и на нем останавливаются многие организации — особенно те, где подходом к управлению персоналом никто специально не занимался.

Например, в компании видят, что теряют 40% новых сотрудников в первые три месяца. Кадровик продолжает закрывать вакансии: уволился — нашли нового. HR-менеджер, который занимается управлением на уровне системы, задаст вопрос: почему сотрудников компании не удерживает даже испытательный срок? И обнаруживает, что на собеседованиях обещают одно, а в работе ждет другое, и наставника никто не выделяет. Решается это не наймом, а перестройкой двух процессов — отбора и адаптации.

Отсюда и роль в стратегии компании. Если бизнес планирует открыть три новых точки через год, кому-то нужно заранее посчитать, сколько сотрудников потребуется, где их искать и сколько времени займет подготовка. Это задача именно для HR, а не работа финансового отдела.

Работа по управлению персоналом раскладывается на семь типовых процессов. Каждый можно описать, измерить и улучшить:

Как HR-процессы связаны между собой

Возьмем самый частый процесс — от заявки на подбор до окончания адаптации. Руководитель подает заявку, и уже на этом этапе уже закладывается качество всего остального — если профиль должности описан размыто, искать будут не того. Дальше рекрутер ведет воронку кандидатов и выставляет оффер подходящему. После принятия оффера подключается кадровое администрирование — документы к дате выхода. В первый день человека встречает наставник, передает новому сотруднику план на испытательный срок, через две недели и через месяц — встречи с обратной связью. На выходе руководитель принимает решение по испытательному сроку.

Если в цепочке выпадает одно звено, пострадает весь результат. Классический провал: вакансию закрыли быстро, документы оформили вовремя, а наставника не назначили, и новый сотрудник месяц разбирается сам, после чего уходит. Формально каждый участок отработал, а итог нулевой.

Карта процессов и ответственность

Чтобы цепочки процессов работали слаженно, их нужно зафиксировать. Можно воспользоваться картой процессов — таблица или схема, где по каждому шагу работы видно, кто делает, кто согласовывает, в какой срок и что появляется на выходе.

Для распределения ответственности удобна матрица RACI: под каждой задачей отмечают четыре роли — кто выполняет, кто отвечает за результат, с кем консультируются, кого информируют. Так видно, где у задачи нет ответственного, а где их трое и каждый думает, что сделает другой.

К карте добавляют статусы и сроки — тогда процесс можно отслеживать. По заявке на подбор это выглядит так — получена, профиль согласован, поиск идет, финалист на согласовании, оффер выставлен, принят. Если заявка висит в одном статусе две недели, это видно сразу, а не в отчете через квартал.

Развитие — часть работы по управлению персоналом, а не бонус для лояльных. Например, бизнесу через год нужны определенные навыки, сейчас их нет, значит, компании нужно либо нанимать извне, либо выращивать сотрудников внутри. Второе обычно дешевле, если начать заранее.

Развитие в организации держится на трех вещах: обучение в разных форматах, наставничество внутри команд и понятные карьерные треки, по которым сотрудникам видно, куда можно двигаться.

Как понять, чему учить

Частая ошибка — покупать обучение по принципу «интересная программа подвернулась». Порядок обратный — сначала выясняем, каких навыков не хватает.

Для этого есть три инструмента:

Инструменты развития сотрудников

Индивидуальный план развития, или IDP, — документ на полгода-год. В нем записано, какие навыки развиваем, через что, к какому сроку, как поймем, что получилось. Главное в IDP — измеримый результат, иначе план превращается в список пожеланий.

Матрица компетенций — таблица, где по строкам размещаются сотрудники подразделения, по столбцам навыки, а в клетках отмечается уровень владения. Она показывает риски — если ключевой навык есть только у одного из сотрудников, компания зависит от него полностью.

Ротации — перемещение сотрудников между функциями или подразделениями организации. Дают широкий взгляд на бизнес и помогают тем, кто вырос из своей роли, но не идет в руководители.

Базовый набор показателей небольшой:

Как считать и не ошибиться

Три самых распространенных ошибки в управлении HR-данными:

У специалиста по управлению персоналом есть два основных «режима» работы:

Системно работе с людьми учат на профильных программах. В Московском институте технологий и управления есть направление бакалавриата «Управление персоналом»: трудовое право, организация подбора и адаптации, системы оплаты труда, обучение сотрудников, кадровая аналитика.

Обучение дистанционное — лекции в записи можно смотреть в удобное время, не бросая работу. По итогам выдается диплом государственного образца.